Für Live-Event Veranstalter ist ein Festival ein Kraftakt: mehrere Tage, tausende Besucher, wechselndes Wetter. Das Personal ist dabei der Faktor, der am stärksten über die Besuchererfahrung entscheidet. Diese Übersicht zeigt, welche Rollen Sie einplanen sollten.
Welche Rollen braucht ein Festival?
| Rolle | Aufgabe | Passende Kategorie |
|---|---|---|
| Auf- und Abbauhelfer | Zäune, Zelte, Mobiliar, Beschilderung | Eventhelfer |
| Einlass und Bändchen | Tickets prüfen, Bändchen ausgeben | Promoter |
| Bar und Theke | Ausschank, Kasse, Pfand | Thekenpersonal |
| Cocktailbar | Longdrinks, Cocktails | Barkeeper |
| Runner | Nachschub, Botengänge, Springer | Eventhelfer |
| Backstage, Artist Care | Catering, Garderoben, Betreuung | Servicekräfte |
| Garderobe, Info | Garderobe, Infostand, Fundsachen | Eventhelfer |
Wie plant man Schichten über mehrere Festivaltage?
- Tage und Phasen trennen: Aufbau, Festivaltage, Abbau haben völlig unterschiedlichen Bedarf.
- Spitzen erkennen: Einlass am Nachmittag, Bar zwischen den Headlinern, Abbau am letzten Abend.
- Schichten auf 6 bis 8 Stunden begrenzen: Längere Schichten senken Konzentration und Freundlichkeit.
- Springer einplanen: Runner, die dort helfen, wo es gerade brennt.
- Verpflegung und Pausen organisieren: Personal braucht Getränke, Essen und einen Rückzugsort.
Worauf kommt es beim Barpersonal an?
Die Bar ist beim Festival oft die wichtigste Einnahmequelle. Wartezeiten kosten direkt Umsatz. Achten Sie auf:
- Genügend Kräfte zu Stoßzeiten, besonders zwischen zwei Acts
- Klare Aufgabenteilung: Zapfen, Kasse, Pfand
- Einweisung ins Kassensystem vor dem ersten Einlass
- Nachschub durch Runner, damit niemand die Theke verlässt
Die Erfahrung aus dem Veranstaltungsalltag
„Auf einem Festival sieht man in fünf Minuten, ob die Schichtplanung stimmt. Wenn zwischen zwei Headlinern die Schlange an der Bar bis zum Zaun reicht, war der Plan zu optimistisch. Wir planen lieber zwei Leute mehr an den Engstellen."
Festivals in Köln und NRW
NRW hat eine dichte Festivallandschaft, vom Stadtfest bis zum mehrtägigen Open Air. Für Veranstalter aus Köln, Bonn und dem Rheinland ist ein lokaler Personalpool ein Vorteil: kurze Anfahrt, kein Übernachtungsbedarf, Kräfte, die auch am nächsten Tag wieder da sind. Ähnliche Planung gilt übrigens für Sportevents. Wie Einlass und Garderobe bei Konzerten laufen, lesen Sie in unserem Artikel zu Einlass und Garderobe.
Fazit
Festivalpersonal ist mehr als Barpersonal. Wer alle Rollen kennt, in Phasen plant und Sicherheitsdienste klar trennt, schafft die Grundlage für ein Festival, über das die Besucher positiv sprechen.
