Für Live-Event Veranstalter beginnt und endet jedes Konzert an zwei Stellen: am Einlass und an der Garderobe. Wer hier eine halbe Stunde wartet, kommt schon verärgert in den Saal. Hier lesen Sie, wie Sie beide Bereiche sinnvoll besetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Einlasspersonal und Security?
Diese Trennung ist wichtig, weil sie über die Qualifikation entscheidet.
| Aufgabe | Einlasspersonal, Hostess | Security |
|---|---|---|
| Tickets scannen, Bändchen ausgeben | Ja | Möglich |
| Gästeliste, Akkreditierung | Ja | Nein |
| Wegweisung, Information | Ja | Möglich |
| Taschen- und Personenkontrolle | Nein | Ja |
| Hausrecht durchsetzen | Nein | Ja |
Wie viel Personal braucht der Einlass?
Entscheidend ist die Zahl der Gäste pro Minute in der Spitze, nicht die Gesamtzahl. Ein Scanner schafft grob fünf bis zehn Gäste pro Minute, je nach Ticketart und Vorbereitung der Besucher. Kommen 1.000 Gäste in 30 Minuten, brauchen Sie also rechnerisch mehrere parallele Einlassspuren.
- Spitze schätzen: Wie viele Gäste kommen im Hauptzeitfenster?
- Durchsatz pro Spur festlegen: Mit Puffer rechnen.
- Spuren und Personal ableiten: Pro Spur mindestens eine Person, bei Bändchen zwei.
- Springer einplanen: Für Rückfragen, Gästeliste und Problemtickets.
Wie organisiert man die Garderobe ohne lange Schlangen?
- Genug Annahmestellen: Besonders im Winter geben fast alle Gäste Jacken ab.
- Nummernsystem vorbereiten: Marken sortiert, Stangen nummeriert.
- Abgabe und Ausgabe trennen: Bei großen Häusern getrennte Schalter nach Nummernbereichen.
- Rückgabespitze einplanen: Nach der Zugabe wollen alle gleichzeitig ihre Jacke.
Aus der Praxis
„Die Garderobe ist der letzte Eindruck des Abends. Das beste Konzert verliert Punkte, wenn die Gäste danach vierzig Minuten in der Schlange stehen. Deshalb planen wir die Rückgabe mit mehr Leuten als die Annahme."
Konzerte und Veranstaltungen in Köln und NRW
Köln hat eine große Dichte an Konzerthallen, Clubs und Eventlocations. Viele Veranstalter besetzen Einlass und Garderobe flexibel mit Eventhelfern und Hostessen aus dem Bereich Promoter. Das gilt auch für Galas, Sportevents und Festivals. Welche weiteren Rollen Festivals brauchen, zeigt unser Artikel zu Festivalpersonal.
Fazit
Einlass und Garderobe planen Sie nach Spitzen, mit klarer Abgrenzung zur Security und genügend Puffer für den Rückweg. So beginnt und endet der Abend für Ihre Gäste entspannt.
